Procedura przedstawia zasady zgłaszania przez Sygnalistów ustnych lub pisemnych zgłoszeń wewnętrznych tj. informacji o naruszeniu prawa u Podmiotów powiązanych.

1. Definicje:
   • Komisja – podmiot rozpatrujący zgłoszenie Sygnalisty, w skład której wchodzą: Przedstawiciel, członek kadry zarządzającej Podmiotów powiązanych oraz przedstawiciel działu prawnego lub zewnętrznej Kancelarii współpracującej z Podmiotami powiązanymi. Członkami Komisji nie mogą być osoby, których dotyczy zgłoszenie;
   • Podmioty powiązane:
     • Arforce Dampc Głowacki sp. jawna z siedzibą w Sopocie, ul. Mikołaja Reja 13/15, 81-874 Sopot, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk Północ, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS: 0000902321, NIP: 5851494045;
     • Arforce HR sp. z o.o. z siedzibą w Sopocie, ul. Mikołaja Reja 13/15, 81-874 Sopot, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk Północ, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS: 0000915946, NIP: 5842764870;
     • Arforce sp. z o.o. z siedzibą w Sopocie, ul. Mikołaja Reja 13/15, 81-874 Sopot, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk Północ, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS: 0000517520, NIP: 5842737057;
   • Procedura – rozumie się przez to Procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych;
   • Przedstawiciel – osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych w imieniu Podmiotów powiązanych;
   • Sygnalista – podwykonawca Podmiotów powiązanych, pracownik Podmiotów powiązanych, kandydat do pracy u Podmiotów powiązanych lub inna osoba wykonująca czynności na rzecz Podmiotów powiązanych (np. zleceniobiorca, praktykant, wspólnik);
   • Ustawa – Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów;
   • Zgłoszenie – rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji.

2. Zasady ogólne
   • Procedura spełnia wymogi określone w art. 24 i art. 25 Ustawy.
   • Podmioty powiązane działając na podstawie art. 28 ust. 3 ustawy na podstawie umowy z dnia 15 sierpnia 2024 roku ustaliły wspólne zasady dotyczące przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
   • Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów informacji o naruszeniu prawa (w tym informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Podmiotów powiązanych lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa).
   • Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
   • Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania u Podmiotów powiązanych i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
   • System przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.
   • Procedura została ustanowiona po konsultacjach z przedstawicielami osób zatrudnionych u Podmiotów powiązanych.
   • Każda z osób zatrudnionych u Podmiotów powiązanych zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury.

3. Zasady zgłaszania naruszeń
   • Zgłoszenie wewnętrzne obejmuje naruszenia prawa wskazane w art. 3 Ustawy, w tym m.in. korupcje, bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami, bezpieczeństwo transportu, ochronę środowiska, ochronę konsumentów, ochronę prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
   • Dane Sygnalisty nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi na to zgodę.
   • Sygnalista podlega ochronie na podstawie Ustawy od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie jego składania.
   • Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać dokładne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, z uwzględnieniem (w miarę możliwości) takich informacji jak: czas i miejsce naruszenia prawa, sposób uzyskania informacji o naruszeniu, przedstawienie ewentualnych świadków lub innych dowodów, wskazanie osoby lub podmiotu, jakiego zgłoszenie dotyczy.
   • Przedstawicielem Podmiotów powiązanych jest każdy członek zarządu Podmiotów powiązanych.
   • Z uwagi na struktury organizacyjne Podmiotów powiązanych Sygnalista może złożyć Zgłoszenie wewnętrzne wybranemu Przedstawicielowi.
   • W sytuacji, gdy Zgłoszenie wewnętrzne dotyczy działania lub zaniechania danego Przedstawiciela, Sygnalista powinien przedłożyć Zgłoszenie innemu Przedstawicielowi, a w przypadku uzasadnionych wątpliwości, co do braku bezstronności może skorzystać z kanałów zgłoszeń zewnętrznych.
   • Sygnalista może przekazać zgłoszenie Przedstawicielowi:
     • ustnie – osobiście lub telefonicznie Przedstawicielowi,
     • pisemnie, na adres: ul. Mikołaja Reja 13/15, 81-874 Sopot– z wyraźnym wskazaniem, że informacja kierowana jest do Przedstawiciela oraz że informacja stanowi Zgłoszenie objęte Procedurą,
     • drogą elektroniczną z wykorzystaniem adresu e-mail: mglowacki@arforce.pl lub mdampc@arfrorce.pl z wyraźnym wskazaniem, że informacja dotyczy Zgłoszenia objętego Procedurą.
   • Dostęp do ww. kanałów mają wyłącznie Przedstawiciele.
   • Na wniosek Sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy umożliwiającej jej wyszukanie lub protokołu spotkania, które odtwarza jego dokładny przebieg (Sygnalista może dokonać sprawdzenia protokołu, poprawienia i jego zatwierdzenia przez jego podpisanie).
   • Jeżeli zgłoszenie nie jest anonimowe, Sygnalista powinien wskazać w zgłoszeniu właściwy adres do kontaktu (do doręczeń lub adres e-mail). Dalsza korespondencja w sprawie zgłoszenia kierowana jest wyłącznie na wskazany adres do kontaktu.
   • Jeżeli zgłoszenie nie zostało podpisane imieniem i nazwiskiem Sygnalisty, Podmioty powiązane uznają dane zgłoszenie za anonimowe. Procedura weryfikacji zgłoszeń nie obejmuje zgłoszeń anonimowych. To od Przedstawiciela zależy, czy uzna za zasadne podjęcie działań następczych związanych ze zgłoszeniem anonimowym, czy też nie.

4. Działania następcze
   • W wyniku zgłoszenia uprawnioną do podejmowania działań następczych jest Komisja.
   • Wyłącznie członkowie Komisji są upoważnieni do przetwarzania danych Sygnalisty oraz prowadzenia działań następczych.
   • Komisja potwierdza Sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
   • Po przyjęciu zgłoszenia Komisja podejmuje następujące działania następcze: weryfikuje zgłoszenie i prowadzi dalszą komunikację z Sygnalistą. W razie potrzeby Komisja może wystąpić o dodatkowe informacje do Sygnalisty.
   • Komisja przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu.
   • Zakazane jest podejmowanie jakichkolwiek działań odwetowych w stosunku do Sygnalisty tj. o charakterze represyjnym lub dyskryminacyjnym. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności: odmowa nawiązania
     stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa, obniżenie wynagrodzenia za pracę, wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu, pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą, przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy, zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych, niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy, negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy.

5. Zgłoszenia zewnętrzne
   • Sygnalista ma prawo w każdej chwili przedłożyć Zgłoszenie bezpośrednio do właściwego organu publicznego z pominięciem Procedury, w szczególności, kiedy w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Procedurze nie otrzyma informacji zwrotnej lub ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego.
   • Sygnalista może dokonać zgłoszeń zewnętrznych m.in. do:
     • Rzecznika Praw Obywatelskich (e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl; adres: al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa);
     • Rzecznika Finansowego: (biuro@rf.gov.pl, ul. Nowogrodzka 47A, 00-695 Warszawa);
     • UOKIK (uokik@uokik.gov.pl, pl. Powstańców Warszawy 1, 00-950 Warszawa).
   • Podmioty powiązane informują, że na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich: https://bip.brpo.gov.pl/ znajduje się pełen wykaz instytucji publicznych, gdzie można dokonać zgłoszenia zewnętrznego.
   • Zgłoszenie może być w każdym czasie skierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich albo innego organu publicznego z pominięciem Procedury.

6. Dane osobowe
   • Podmiot powiązany, do którego wpłynęło Zgłoszenie przetwarza dane osobowe Sygnalisty w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych.
   • Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.

7. Postanowienia końcowe
   • Podmioty powiązane będą każdorazowo informować z odpowiednim wyprzedzeniem o zmianach wprowadzanych w Procedurze.
   • Podmioty powiązane na bieżąco analizują treść i w razie potrzeby – aktualizują Procedurę.
   • Załącznikiem do Procedury jest Rejestr Zgłoszeń prowadzony osobno przez każdy Podmiot powiązany. Informacje ujęte w Rejestrze Zgłoszeń są objęte poufnością.
   • Procedura wchodzi w życie dnia 24 września 2024 roku.